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En toda organización de la actualidad en la que una de sus metas a corto o mediano plazo sea iniciar un Plan de Adopción de Transformación Digital, es muy común que se requiera un componente al que se le denomina Gestor de Contenido Empresarial o ECM por sus siglas en inglés (Enterprise Content Manager). La necesidad de mantener  todos los archivos importantes en una plataforma de sincronización de archivos como Dropbox, Goggle Drive, Box, etc. suele ser una alternativa que equivocada y deliberadamente se utiliza para cubrir las funciones que debería cubrir un ECM. Dependiendo del volumen de transacciones, documentos, reglas y usuarios involucrados, puede ser una decisión que aunque no es la más óptima, puede resolver a corto plazo sin ningún tipo de inconvenientes. El problema se produce cuando la organización madura y con el pasar del tiempo el volumen del mismo deja de ser manejable y la posibilidad de integrarlos a alguna herramienta de Automatización de Procesos (BPM, Workflow o similares) empieza a ser poco conveniente al momento de definir reglas de procesamiento, la codificación de los nombres de archivo, el formato de los metadatos, etc. Por ello, tratamos de aclarar en este artículo una serie de recomendaciones a tomar en cuenta para considerar la implementación de un Gestor de Contenido Empresarial en su organización.

La tendencia en los últimos tiempos por mantener una versión digital de nuestros documentos físicos cada vez hace más inminente la necesidad de conocer los distintas opciones que tiene una organización a la hora de cumplir con sus objetivos. Desde las más simples, como plataforma de sincronización de archivos, y funcionalidades de almacenamiento de documentos brindadas por plataformas para Intranet, hasta las más robustas como lo son los Gestores de Contenido empresarial, mejor conocidos por sus siglas en ingles, ECM. La correcta elección de la solución que más se adecúa a su organización requiere que los responsables de tomar dicha decisión tengan claridad en las consideraciones a tomar en cuenta a la hora de decidir, si es realmente ECM una opción a tomar en cuenta o si es más recomendable irse con una de las opciones más simples antes mencionada. No existe una regla para determinar lo que debe hacer cada empresa el respecto, pues todo dependerá de su situación actual y de los requerimientos a corto, mediano y largo plazo que tenga la misma.

Como consejo general debemos mencionar la necesidad de apoyarse en profesionales del tema para tener acceso a las mejores prácticas de la industria. Así luego de tener conocimiento de los elementos mencionados, podrá contar con un mejor nivel de objetividad para evaluar todas las posibles opciones a tener presente en cuanto a planificación, selección de herramienta, requerimientos técnicos y funcionales que debe ser cumplidos, etc. De igual forma, y así como hemos recomendado en otros artículos es elemental impulsar la construcción de una Hoja de Ruta que esté alineada totalmente al plan estratégico del negocio para tomar decisiones más asertivas en el futuro a corto plazo.

Iniciemos con la enumeración de las principales recomendaciones a tomar en cuenta antes de iniciar la implementación de un Gestor de Contenidos Empresariales:

1.- Identificar las necesidades fehacientes de la organización: Antes de abordar un proyecto como el mencionado en este artículo, asegúrese de identificar los requerimientos detallados funcionales y técnicos con los que debe cumplir la solución ECM a considerar para garantizar que los objetivos sean alcanzados de acuerdo a lo previsto.

2.- Contraste la realidad de su organización con las opciones existentes en el mercado: En este apartado debemos considerar aspectos como el presupuesto viable para impulsar esta iniciativa, conocimiento con el que cuentan los recursos de la organización y el respectivo plan de formación que debe gestionarse, modelo de licenciamiento preferido, necesidades a nivel de infraestructura tecnológica (Hardware y Licenciamiento de software adicional). Incluso hasta puede ser necesario considerar ciertos temas regulatorios en cuanto al manejo de la información dentro de su organización.

3.- Evalúe el proveedor más recomendable y que esté más alineado al cumplimiento de los objetivos trazados por la organización: Por ejemplo, podemos estar tentados a implementar una solución ECM basada en un producto construido al otro lado del mundo y con un soporte que sólo atiende en horario de oficina. Esta diferencia de horario puede ocasionar que ante un incidente crítico, el cumplimiento de los SLA ofrecidos por el fabricante nos haga incurrir en riesgos bastante altos al no garantizar que algún incidente pueda recibir atención a corto plazo, impactando directamente en la calidad de servicio que podamos ofrecer a nuestros propios clientes. De igual forma, el nivel de criticidad o confidencialidad de la información que se maneja en nuestra organización, puede hacer necesario que los temas de privacidad deban ser manejados con mucha cautela y por tanto, el proveedor con quien se acuerde abordar tal iniciativa debe contar con la experiencia necesaria, referencias suficientes y una capacidad de respuesta alineada a las expectativas de la organización.

4.- Identifique y evalúe los riesgos del proyecto de la implementación del ECM preseleccionado de forma continua:  Es importante gestionar de forma correcta los riesgos y tener identificados la mayor cantidad de estos antes, durante y luego de la implementación de un ECM, para garantizar que se cuenten con todas las opciones a la vista antes de que dichos riesgos se materialicen y aplicarlos correctivos necesarios.

5.- Evalúe implementaciones anteriores en organizaciones similares y si es posible de la misma vertical de negocio: Esto es una recomendación que aplica para prácticamente cualquier tipo de proyecto de tecnología nueva que se incorpore en toda organización, por lo cual no abordaremos en mayores detalles al respecto.

6.- Mantenga el alcance del proyecto candidato dentro de los límites de lo manejable de acuerdo con los recursos disponibles en su organización: En esto influye en gran parte, el detalle del alcance definido, pues si no se acota lo suficiente como para poder manejarlo con los recursos disponibles en la organización, corremos el riesgo de enfrentar una serie de desviaciones difíciles de mitigar. Por tanto siempre se recomienda abordar estas iniciativas con procesos de negocio reducidos, que permitan demostrar la viabilidad de implementar de forma transversal en la organización con hechos tangibles.

7.- Siempre considere la escalabilidad de la herramienta seleccionada así como el nivel de integración que brinda con las aplicaciones manejadas dentro de su organización: Un gran porcentaje de los proyectos pierden tracción a nivel organizacional por manejarse con una visión a corto plazo. Es decir, que no se considera el tiempo de vida útil de la solución sino para resolver ciertas necesidades a corto plazo, sin tomar la previsión de identificar cual será la curva evolutiva de la solución para beneficiar a la mayor cantidad de áreas de negocio posible.

8.- Asegúrese de que luego de la implementación de su ECM podrá contar con las opciones de soporte con que contará luego de la puesta en marcha: Indudablemente la organización necesita tener la certeza que luego que la solución sea implementada tendrá opciones locales a considerar a la hora de requerir algún tipo de soporte sobre el producto. Tanto a nivel de la solución como de la herramienta.

9.- No deje a un lado el Plan de Formación que pueda requerir para sus recursos: Si no prepara a su equipo técnico para gobernar y gestionar la plataforma, se verá constantemente en la necesidad de acudir a terceros para implementar ECM en alguna nueva área de negocio con todas las implicaciones que eso conlleva. Por tanto, mantenga presente la necesidad de contar con suficientes opciones para formar y preparar a su equipo en la utilización de la herramienta y en la metodología que requiere sea considerada para la formación continua del equipo en todos los temas relacionados con la plataforma ECM. 

10.- Tenga presente la necesidad de implementar un Centro de Gobierno para gestionar la evolución de su arquitectura: El cambio a nivel organizacional que se requiere con la puesta en marcha de una plataforma ECM hace necesario que se incorpore la figura de un Centro de Gobierno que garantice la correcta evolución de la arquitectura empresarial de la organización luego de incorporada esta plataforma.

Para profundizar un poco más en este y otros temas, no dude en contactarnos a través de este enlace para saber cómo DMS Management Solutions puede brindarle apoyo en la construcción de tan importante instrumento.