Para adoptar un programa de Transformación Digital en toda empresa hoy día, la Automatización de Procesos es una de las iniciativas que permiten minimizar errores, costos operativos y que incentivan una estrategia de mejora continua de forma cíclica y permanente. Sin embargo, no son pocas las empresas que enfrentan este tipo de iniciativas sin tomar en cuenta los factores clave a considerar para ejecutar este tipo de proyectos. Por tanto, el objetivo en esta entrada es brindar una lista de los elementos a tener en cuenta en la definición, planificación y ejecución de todo tipo de proyecto de implementación de BPM en la organización.

Entre los principales elementos que pueden representar un factor de riesgo importante en la implementación de este tipo de proyecto podemos mencionar:

  • Pretender la utilización de BPM para todo: BPM es un enfoque de Gestión de Procesos Empresariales de forma que la Organización pueda contar con un conjunto de metodologías, técnicas y herramientas de software para controlar, automatizar y optimizar sus procesos. Por tanto, el foco en la organización debe ser sólo eso: AUTOMATIZAR PROCESOS. No “desarrollar” sistemas ni pretender reemplazar software claramente definido que ha sido creado para fines específicos, como un CRM o un ERP. En los casos en los que la organización cuenta con necesidades que son totalmente cubiertas por soluciones estándar en la industria, la estrategia debería orientarse a cubrir dichas necesidades con software basado en estándares SOA para que permita construir una Arquitectura Empresarial y así impulsar la Transformación Digital que la organización requiere.
  • Afrontar una iniciativa BPM sin contar con una Hoja de Ruta claramente definida: Pretender implementar una iniciativa de BPM sólo por que es una moda o por una recomendación no fundamentada es uno de los factores que suelen influir de forma negativa en el éxito de estas iniciativas. Es fundamental que la organización haya construido una Hoja de Ruta claramente definida y enmarcada en una estrategia de largo plazo que impulse un enfoque evolutivo integral. De lo contrario se pueden incurrir en costos innecesarios (directos e indirectos) y peor aún en un desgaste de tiempo totalmente tóxico para la evolución del negocio.
  • Atacar las necesidades e iniciativas de forma aislada: Al considerar BPM como el camino a seguir para automatizar los procesos empresariales de una organización, un error muy común en el que se incurre es el pretender utilizar BPM para automatizar uno o dos procesos sin conocer el estado de los demás procesos empresariales de la organización. BPM es un enfoque que debe ser manejado de forma transversal, organizacional. En sí mismo, y aún cuando existe mucha tecnología involucrada, no es un proyecto típico técnico. Es más un programa de proyectos que afectan a toda la organización y por tanto debe ser impulsado desde las capas altas de la misma. Sin contar con un enfoque basado en un alcance a largo plazo y que abarque todas ( o por lo menos gran parte de ) las áreas de negocio automatizables, es altamente probable que el proyecto de Implementación de BPM esté destinado al fracaso.
  • No contar con un plan de Gestión de Cambio: Como lo dijimos en el apartado anterior, al ser un tipo de iniciativa que afecta a toda la organización, debe manejarse un programa que abarque la implementación de BPM en conjunto con un proceso de Gestión de Cambio que logre minimizar la resistencia al cambio en la organización. Es común que muchos colaboradores den pie a rumores y a expectativas totalmente desconectadas de la realidad y por tanto debe ser manejado con mucha cautela para no alterar la armonía del clima laboral.
  • No involucrar a los usuarios finales: Los procesos de la organización que inciden en su Cadena de Valor son operados por usuarios que al ser quienes ejecutan el proceso en el día a día, deben ser considerados como parte fundamental del equipo involucrado en cada uno de los proyectos de automatización de algún proceso de negocio en la organización, en una u otra medida. El punto de vista Gerencial y Directivo es fundamental pues tiene la visión estratégica del proceso, pero la parte operativa, la que constantemente está expuesta al feedback de los clientes de la organización, o de los problemas que las herramientas automatizadas aún no han logrado subsanar, suele estar totalmente del lado del personal operativo o usuario final de la solución a implementar y por ello, deben tener un papel protagónico en las sesiones de levantamiento.
  • No contar con herramientas ni estrategias de medición: Antes de abordar un proyecto de automatización de un proceso, es ideal que dicho proceso haya sido totalmente analizado para tener identificado totalmente sus Métricas de Negocio, sus Indicadores Clave de Rendimiento (KPI) y más aún que existan herramientas estandarizadas para visualizar y analizar los datos para poder utilizarlos posteriormente en el proceso de Toma de Decisiones en el negocio. Esta es la única forma de que el proceso pueda ser abordado con una orientación de mejora continua. En caso que su arquitectura no considere estos elementos, en su proyecto de Implementación de BPM para automatizar sus procesos de negocio debe ser considerado como uno de los elementos de carácter obligatorio.
  • No tener identificados los puntos de mejora en los procesos a automatizar: Cada uno de los procesos de negocio a automatizar, luego de ser analizado, debe tener como premisa identificar los cuellos de botella y puntos de mejora que el proceso posee de manera que en el proyecto de automatización, el resultado sea una primera versión optimizada del mismo, con el objetivo de que en posteriores iteraciones continúe su optimización. Recordemos que así como toda empresa evoluciona, todo proceso DEBE evolucionar y es esencial que lo haga al mismo ritmo para garantizarle al negocio la suficiente agilidad para adaptarse a los cambios cada vez más exigentes del mercado.
  • No establecer bases metodológicas: Dependiendo del tipo de negocio de su organización puede que necesite tercerizar totalmente su programa de Transformación Digital o contar con alguna estrategia de acompañamiento de algún proveedor. En todo caso, es esencial que tenga en radar que el personal clave de su organización involucrado en su programa de Transformación Digital deberá ser formado y sus conocimientos deberán ser homologados en mayor o menor proporción y es por ello que se recomienda que su organización inicie con algún proyecto corto de diagnóstico que permita identificar el nivel de madurez que posee y de esta forma saber que porcentaje de su equipo podrá participar activamente en las iniciativas de la Transformación Digital de su organización.

Estas son sólo algunos de los factores a tomar en cuenta al momento de planificar un proyecto de Implementación de BPM en su organización. Si requiere conversar un poco más sobre estas y otras consideraciones, no dude en contactarnos haciendo click en este enlace para saber cómo DMS Management Solutions puede brindarle apoyo en la planificación de su próximo Proyecto de Implementación de BPM en su organización.

1 comentario

Dejar un comentario

¿Quieres unirte a la conversación?
Siéntete libre de contribuir!

Responder a Julia Gorrin Cancelar respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

cuatro + 20 =